Gemeentes hanteren veelal standaard voorwaarden bij de inkoop van goederen en diensten. Daarin kan een dataparagraaf opgenomen worden die ook specifiek ziet op data ingewonnen in de openbare ruimte met behulp van sensoren.
Omdat inkoop ook vaak data-aspecten in zich heeft, is het bij uitstek een middel om van tevoren de databelangen van de gemeente veilig te stellen. Dit geldt te meer nu de gemeente hier als civielrechtelijke contractspartij handelt en, in de regel en over het algemeen, contractsvrijheid voorop staat (uiteraard wel binnen de kaders van de toepasselijke aanbestedingsregels).
Omdat deze clausules alleen zinvol tot uitdrukking komen in het grotere geheel van inkoopvoorwaarden, is als basismodel gebruikt de inkoopvoorwaarden die door de gemeente Eindhoven gehanteerd worden (Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Eindhoven, goedgekeurd d.d. 26 november 2013 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 1283338).
De toegevoegde specifieke ‘data gedeeltes’ zijn vetgedrukt. Voor de zekerheid: deze maken dus geen deel uit van de thans in gebruik zijnde inkoopvoorwaarden van de gemeente Eindhoven. De artikelen niet verder niet geraakt worden door de dataparagraaf zijn weggelaten. De originele nummering is wel gehandhaafd. Artikelen die komen te vervallen zijn in doorstreepte vorm weergegeven.
Artikel 1 Definities
- Aflevering: Het verschaffen van het bezit van de Goederen aan de Gemeente
- Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen
- Contractant: de in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente
- Data: alle informatie, in de meest brede zin van het woord, in elektronische vorm die door de Contractant in het kader van de werving en de uitvoering van de Overeenkomst wordt gegenereerd, verkregen, verzameld en/of verwerkt
- Diensten (Dienst): de door de Contractant te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van de Gemeente, niet zijnde werken of leveringen
- Gemeente: de gemeente Eindhoven, zetelend Stadhuisplein 1 5611 EM te Eindhoven
- Goederen: alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 Burgerlijk Wetboek
- Leveringen (Levering): de door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Gemeente te leveren Goederen
- Offerte: een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek
- Offerteaanvraag: een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten Prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG
- Overeenkomst: al hetgeen tussen de Gemeente en de Contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen
- Partijen/Partij: De Gemeente en/of de Contractant
- Personeel van Contractant: De door de Contractant voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zullen zijn
- Prestatie: De te verrichten Leveringen en/of Diensten en / of Werken
- Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of te samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt
- Werkdag: kalenderdagen behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3 lid 1 Algemene termijnenwet, plaatselijke feestdagen.
- Werken (Werk): De door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Gemeente uit te voeren prestatie van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel die er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen
- Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens
Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant
- De Contractant zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst in nauwe samenwerking met de Gemeente nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de Contractant.
- De Contractant zal de Gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De Contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de Gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden.
- Slechts met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Gemeente, kan de Contractant de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden.
- De Contractant garandeert terzake van de Overeenkomst dat de Contractant of Personeel van Contractant of een met de Contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van Offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden.
- De Contractant vrijwaart de Gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of de Gemeente krijgt opgelegd.
- De Contractant zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijn de voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de Gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Contractant, in acht nemen. Indien de Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de Contractant dit eerst voorleggen aan de Gemeente.
- Voor zover zich in de Data persoonsgegevens bevinden draagt Contractant er zorg voor, in de rol van verantwoordelijke dan wel in de rol van bewerker, dat deze persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens, waaronder, doch niet beperkt tot de Wbp.
- Contractant is zich ervan bewust dat de Gemeente, binnen de wettelijke kaders die daarop van toepassing zijn, de Data mogelijk ook ter beschikking zal willen stellen voor hergebruik in de zin van de wet Hergebruik van overheidsinformatie en dat verwerking door de Gemeente van eventueel aanwezige persoonsgegevens in de Data deze grondslag kan hebben.
- Voor zover door Opdrachtnemer in te schakelen derden zijn aan te merken als ‘bewerker’ in de zin van de Wbp draagt zij er zorg voor dat met deze derden een bewerkersovereenkomst in de zin van de Wbp is getekend alvorens door deze derden wordt overgegaan tot de verwerking van Persoonsgegevens.
- De Contractant draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de Contractant en de Gemeente bij de uitvoering van de Overeenkomst.
- Slechts voor zover de Contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de Gemeente zal de Contractant optreden als gemachtigde van de Gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant.
Artikel 9 Intellectueel eigendom
- Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten), inclusief auteursrechten en databankrechten, met betrekking tot enig resultaat, waaronder de Data, voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt deze (aanspraken op) IE-rechten – voor zover nodig – om niet over aan de Gemeente.
- Voor zover deze overdracht c.q. de Levering, op grond van de Overeenkomst nog niet (geheel) geeffectueerd kan worden en enige aanvullende (rechts)handeling vereist is van de deze dat heeft nagelaten, op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht c.q. de Levering.
- Onder resultaat als bedoeld in lid 1 van dit artikel, wordt verstaan al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de Contractant daarbij gebruik maakt van enige bijdrage van de Gemeente en/of derden.
- De Contractant doet voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken.
- Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt of verkrijgt de Contractant geen gebruiksrecht met betrekking tot enig resultaat van de Overeenkomst.
- De Contractant garandeert dat de gekochte Goederen en toebehoren alsmede de geleverde Diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert, inclusief de Data, vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten, auteursrechten of databankrechten en vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.
- In het geval van aanspraken van derden zal de Contractant alles in het werk stellen om in overleg met de Gemeente te bewerkstelligen dat de Gemeente het ongestoorde gebruik van het geleverde zal kunnen voortzetten.
- In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de Contractant alle schade van de Gemeente vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures.
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering
- Contractant is aansprakelijk voor alle directe schade die de Gemeente lijdt als gevolg van aan de Contractant toerekenbare niet-, niet tijdige of niet-behoorlijke nakoming van de overeenkomst of van schending van enige andere contractuele of niet contractuele verplichting, waaronder het niet naleven van de verplichtingen rond de verwerking van eventueel aanwezige persoonsgegevens in de Data zoals bepaald in onder meer de Wbp en aanverwante regelingen. De aansprakelijkheid van Contractant is beperkt tot een bedrag van maximaal 1 miljoen euro, tenzij hiervan in de overeenkomst wordt afgeweken. Ingeval van schade, veroorzaakt door opzet of grove schuld is Contractant onbeperkt aansprakelijk voor alle schade, zowel direct als indirect, die de Gemeente daardoor lijdt.
- De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen eventuele aanspraken van derden ter zake van schade door deze derden geleden ten gevolge van de uitvoering door de Contractant van de Overeenkomst en het gebruik of toepassing van de geleverde Goederen of Diensten van de Contractant.
- De Contractant zal vanaf het aangaan van de Overeenkomst adequaat verzekerd zijn voor het uitvoeren van de Overeenkomst en zal zich adequaat verzekerd houden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst.
- De Contractant zal het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst niet ten nadele van de Gemeente wijzigen, tenzij de Gemeente hiervoor haar expliciete en schriftelijke toestemming heeft gegeven.
- Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en waarover de Contractant nog niet beschikt, zal de Contractant afsluiten tenminste voor de periode van de uitvoering van de Overeenkomst.